Retningslinjer for ansættelsesprocedurer

Retningslinjer for ansættelsesprocedurer i Frederiksberg Kommune

Vedtaget af Magistraten i møde den 21. august 2006.

1.0 Indledning

Retningslinjerne omfatter de regler, der altid skal følges når en stilling skal besættes. Der er herudover lagt vægt på, at regelsættet skal være overskueligt. Der er derfor på en række områder suppleret med mere detaljerede vejledninger.

Generelt gælder, at tillidsrepræsentanten i henhold til MED-aftalen for Frederiksberg Kommune uopfordret skal holdes bedst muligt orienteret.

1.1 Afgrænsning af, hvilke typer stillinger der er omfattet af retningslinjerne

Retningslinjerne omfatter følgende:

· Varig ansættelse med en ugentlig arbejdstid på mere end 8 timer

· Ansættelser i midlertidige stillinger med en ugentlig arbejdstid på mere end 8 timer, hvor ansættelsesperioden overstiger 1 år.

Der udarbejdes særskilte regler for midlertidige stillinger under 1 år samt for personalet i Hjemmeplejen, idet udgangspunktet er, at der gælder de samme regler, som er anført i nærværende retningslinjer. Der er imidlertid et praktisk behov for en tilpasning af reglerne for nogle af stillingerne.

Retningslinjerne omfatter ikke følgende:

· ansættelse af personer med varig arbejdsevnenedsættelse i et job på særlige vilkår

· ansættelse af ledige i jobtræning

· ansættelse som led i revalidering (omskoling).

1.2 Afgrænsning af, hvornår en stilling er ledig

Retningslinjerne omfatter alle ledige stillinger. Retningslinjerne omfatter dog ikke stillinger, som besættes internt i forbindelse med strukturomlægninger, som er drøftet i MED-udvalget/på personalemødet. Retningslinjerne omfatter heller ikke opnormeringer, hvor løn- og ansættelsesforhold er aftalt med den forhandlingsberettigede organisation, samt rokader og ansættelse i seniorordninger. Ved rokader forstås, at allerede ansatte flytter til andre eksisterende stillinger på samme niveau.

2.0 Generelt for alle stillinger

2.1 Kompetencen til at ansætte

Kompetencen til ansættelse er fastlagt i ”Kompetencefordelingen ved ansættelse, afskedigelse og lønforhandling” vedtaget af Kommunalbestyrelsen den 7. november 2005. Heraf fremgår, at kompetencen til ansættelse er fordelt således:

· Kommunaldirektøren, øvrige forvaltningsdirektører og forsyningsdirektøren: Kommunalbestyrelsen

· Medarbejdere med en samlet nettoårsløn (grundløn og tillæg, ekskl. pension) svarende til 514.550 kr. i 1/10 04-niveau eller derover: Magistraten

· Øvrige medarbejdere: Direktørerne eller dem, som direktørerne har delegeret kompetencen til, eventuelt under medvirken af Personalesekretariatet.

2.2 Ansættelsesudvalgets sammensætning, opgaver og kompetence

Der nedsættes et ansættelsesudvalg. Ansættelsesudvalget og dets medlemmer har tavshedspligt med hensyn til alle oplysninger, der tilgår udvalget. Udvalget sammensættes af den kreds, som ansøgeren skal have det nærmeste ledelsesmæssige, faglige og kollegiale forhold til. Som minimum indgår nærmeste leder og en medarbejderrepræsentant i udvalget. Herudover kan indgå repræsentanter for brugerbestyrelser. Det lokale MED-udvalg/personalemødet kan have fastsat uddybende retningslinjer for ansættelsesudvalg, som man skal være opmærksom på.

Udvalget er rådgivende for den ansættelseskompetente leder og har til opgave:

· at udarbejde forslag til stillings- og personprofil

· at udarbejde forslag til stillingsannonce

· at udtale sig om egnede ansøgere til ansættelse

a) Stillings- og personprofil:

Der skal udarbejdes en stillingsprofil og evt. en personprofil. Profilerne har til formål at give ansættelsesudvalget et ensartet billede af den ønskede ansøger/kandidat til stillingen, men skal ikke være mere bindende, end at man har en fleksibel mulighed for at tage en ansøgers kvaliteter i betragtning.

I stillingsprofilen noteres:

· Stillingsbetegnelsen

· arbejdsopgaver

· beslutningskompetence

· samarbejdsrelationer

· berøringsflader med eksterne samarbejdspartnere

I personprofilen noteres:

· de nødvendige og ønskelige kvalifikationer/kompetencer af såvel personlig som faglig art

· evt. krav til uddannelse

· evt. krav til erfaringer

· evt. krav til personlige egenskaber.

b) Annoncering:

Varige stillinger skal annonceres offentligt. Som minimum skal stillingen bekendtgøres på kommunens hjemmeside og med annonce herom i fag-, dags- eller ugepressen.

I alle stillingsopslag skal der stå, at kommunen ønsker at fremme ligestillingen og derfor opfordrer alle kvalificerede til at søge uanset alder, køn, religion, etnisk tilhørsforhold eller handicap. I stillingsopslag der vedrører arbejdspladser, hvor der skal fremvises straffeattest inden ansættelse i stillingen, skal der stå hvilken type, der forlanges.

c) Modtagelse af ansøgninger og udvælgelse til samtale:

Modtagelse af ansøgninger:

· ansøgninger journaliseres

· ansøgerne skal have en kvittering for rettidig modtagelse med oplysninger om det videre forløb

· en for sent afleveret ansøgning kan kun tages i betragtning, hvis stillingen genopslås

Ansættelsesudvalget medvirker ved udvælgelse af de ansøgere, som indkaldes til samtale og deltager i ansættelsessamtalerne.

d) Referencetagning (gælder også for interne ansøgere):

· Der kan indhentes referencer på ansøgere undervejs. Der skal om muligt indhentes referencer på den ansøger, som ønskes ansat i stillingen. Typisk kontaktes lederen på ansøgerens seneste arbejdsplads.

· Der skal altid indhentes samtykke fra ansøgeren, før der tages reference. Dette gælder også i forbindelse med indhentning af straffeattest.

· Der skal altid laves et notat over de oplysninger, der indhentes ved referencen.

· Ansøgeren har krav på efter ønske at blive gjort bekendt med indholdet af referencen.

· Hvis de fremkomne oplysninger under referencen fører til, at ansøgeren ikke længere betragtes som kvalificeret til stillingen, eller oplysningerne på anden måde har afgørende indflydelse på vurderingen af ansøgeren, skal oplysningerne forelægges ansøgeren til udtalelse inden for en rimelig frist, forinden evt. afslag gives. Hvis ikke særlige omstændigheder taler for andet, bør fristen være mindst 1 uge.

· Først når høringsfristen er udløbet, kan ansættelsesproceduren genoptages.

e) Ansættelsesudvalgets udtalelse om egnede ansøgere:

Ansættelsesudvalget udtaler sig om hvilke 2 – 4 ansøgere, udvalget finder bedst egnede til stillingen. Udtalelsen skal begrundes. (Begrundelserne bruges ved den endelige udvælgelse og ved begrundelser for afslag). Herefter træffer den ansættelseskompetente beslutning om ansættelsen.

f) Afslag:

Når der er truffet beslutning om ansættelsen, skal der gives afslag til øvrige ansøgere:

· alle ansøgere skal have svar

· afslaget skal begrundes

2.3 Ansættelse

Den der ansættes orienteres så vidt muligt såvel mundtligt som skriftligt, og der udfærdiges ansættelsesbrev. Ansatte har krav på ansættelsesbrev inden tiltrædelsen, og det skal normalt fremsendes inden ansøgeren opsiger evt. anden stilling.

a) Ansættelsesbrev

Ansættelsesbrevet skal som minimum indeholde følgende:

· Parternes navne

· Arbejdsstedet

· Stillingsbetegnelsen

· Ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt

· Den forventede varighed, hvis ansættelsesforholdet er midlertidigt

· Bestemmelser om ferie,

· Prøvetidsbestemmelser,

· Oplysninger om tavshedspligt om de ting man i medfør af sin ansættelse bliver bekendt med, eller som man bliver pålagt. Tavshedspligten bortfalder ikke ved fratræden.

· Opsigelsesvarsler,

· Løn, pension, udbetalingsterminer og arbejdstid eller en henvisning til love, vedtægter, bestemmelser, overenskomster eller aftaler herom.

b) Lønforhold

Lønnen er til forhandling ved de fleste nyansættelser. Både ansættelsesstedets leder og tillidsrepræsentant/organisation skal derfor tilstræbe, at lønforholdene afklares før tiltrædelsen.

Hvis det af praktiske grunde ikke er muligt at få forhandlet lønnen på plads inden tiltrædelsen, må der aftales en midlertidig løn jf. reglerne herom i fællesaftaler om lokal løndannelse.

c ) Prøvetid:

Ansættelsen er på prøve i 3 måneder, inden for hvilken der holdes en prøvetidssamtale. Den nyansatte får lejlighed til at give udtryk for sin oplevelse af introduktionsforløbet, arbejdsopgaverne, arbejdsklimaet, behovet for videre kvalificering m.m. Lederen får mulighed for at give sin vurdering af introduktionsforløbet. Dermed afklares behovet for evt. ændringer.

Der gælder særlige regler for tjenestemænd, se punkt 3.1.

2.4 Introduktion

Alle nyansatte skal deltage i og gennemføre et introduktionsprogram som indeholder følgende:

· en introduktion til kommunen

· en introduktion til arbejdspladsen

· en introduktion til arbejdsopgaverne

Personalesekretariatet arrangerer introduktionsmøder på rådhuset for alle nyansatte med henblik på en generel introduktion til Frederiksberg Kommune som arbejdsplads. Det påhviler den stedlige leder at orientere nyansatte om tidspunktet for introduktionsmøder og indpasse deltagelse i tjenesten. Det er ligeledes lederens ansvar, at den nyansatte deltager i introduktionsprogram for arbejdsstedet og instrueres i arbejdet.

Introduktionen af nye medarbejdere omfatter udover introduktionen til arbejdet også information om diverse regler og praksis. Endvidere orienteres om kommunens personalepolitiske værdier og politikker og der kan eventuelt udleveres en lokal velkomstmappe.

3.0 Særlige regler for visse stillinger

Åremålsansættelse benyttes som udgangspunkt kun ved direktørstillinger. Åremålsansættelse kan kun tilbydes efter godkendelse i Magistraten.

3.1 Ansættelse af tjenestemænd

Ansættelse af tjenestemænd sker efter reglerne i Frederiksberg Kommunes tjenestemandsvedtægt.

Frederiksberg Kommune ansætter som udgangspunkt ikke medarbejdere på tjenestemandsvilkår, uanset arbejdsområde og niveau.

En ansøger kan dog ansættes på tjenestemandsvilkår,

· når ansøgeren i forvejen er tjenestemand og har været det så længe, at der mindst er optjent 10 års pensionsalder eller

· når ansøgeren er tjenestemand i folkeskolen og ansat før 1. april 1993 (den såkaldte “lukkede gruppe”).

Allerede ansatte tjenestemænd, der skifter stilling inden for kommunen, kan opretholde deres ansættelsesvilkår.

Hvis en medarbejder i øvrigt af helt specielle grunde ønskes ansat på tjenestemandsvilkår, skal sagen forelægges Magistraten.

Tjenestemænd i folkeskolen i den ”lukkede gruppe” har ikke prøvetid. Andre tjenestemænd ansættes på prøve i højst 2 år. Magistraten kan bestemme, at prøvetiden nedsættes eller bortfalder i en række situationer. Tjenestemandens chef skal afgive en skriftlig bedømmelse af tjenestemanden senest efter 6 måneders prøveansættelse, som sendes til løn- og personaleafdelingen.